plan-business.ruс 2005 года в сети
Деловая переписка по электронной почте. О чем стоит помнить?
Однако мы очень часто пользуемся этой формой общения. В сегодняшней статье курсы деловой переписки дадут вам несколько ценных советов о том, как вести профессиональную деловую переписку по электронной почте, что улучшит ваши навыки эффективного общения с потенциальными и текущими клиентами и коллегами.
Деловая переписка по электронной почте – Правила
Отвечайте на электронные письма сразу после их получения, особенно на те, которые требуют срочного ответа или реакции.
Не забудьте поздороваться. Когда вы впервые связываетесь с получателем, вы можете сделать сообщение более личным. Однако помните о вежливой форме:
- «Уважаемый господин», «Уважаемые господа»;
- Не забывайте о титуле: «Уважаемый директор», «Уважаемый господин президент» и т. д.
Подумайте, что вы хотите написать и передать. Если вы отвечаете на чье-то сообщение, запрос или вопрос по поводу предложения, убедитесь, что вы заранее получили и получили всю необходимую информацию.
Будьте конкретны, напишите четко и разборчиво, чего вы хотите и чего ожидаете. Перейдите сразу к существу дела, а уж потом к менее важным вещам.
- «Доброе утро. В ответ на Ваш запрос относительно… Подтверждаю нашу готовность и желание сотрудничать.»
Пропустите специальную лексику, если письмо адресовано людям, которые не являются экспертами в отрасли. Вместо этого используйте понятные и простые слова.
Позаботьтесь о теме вашего сообщения. Лучше всего озаглавить его так, чтобы получатель сообщения сразу понял, о чем оно, например:
- «После разговора по поводу…», «После встречи по…», «Ответ по поводу…».
Такое сообщение также легко найти позже в джунглях сотен электронных писем, которые мы получаем в течение дня.
Укажите вложения получателю в письме. Часто бывает, что мы прикрепляем к электронным письмам различные файлы: предложения о сотрудничестве, папки, брошюры, презентации, договоры и т. д. Чтобы получатель сообщения ничего не упустил, сообщите ему об этом в электронном письме. почта. Тогда он сможет проверить, получил ли он все, о чем говорится в переписке. Например:
- «Прикрепляю к переписке…» или «Во вложении к сообщению вы найдете…».
Вы также можете попросить получателя подтвердить получение сообщения, если вопрос важен. Ничто не мешает вам взять трубку телефона, позвонить и проверить, дошла ли информация до получателя.
Позаботьтесь о стиле вашего сообщения. Если вы обсуждаете несколько тем, новую мысль начните с нового абзаца, конечно, с большой буквы. Так получателю будет легче понять, что происходит, и найти интересную часть сообщения.
Используйте пункты списка, чтобы выделить самое важное и нарушить монотонность.
Не злоупотребляйте восклицательными знаками, чтобы повысить силу вашего сообщения!!! Такого эффекта можно добиться с помощью правильных слов.
Будьте расслаблены, пишите так, как говорите, как будто разговариваете с собеседником.
Получите исчерпывающий ответ, используя междометия в форме вопроса, например:
- «Позвольте мне спросить вас, как будут выглядеть следующие шаги, следующие этапы относительно…»;
- «Если бы я мог попросить вас прислать мне дополнительную информацию, которая позволила бы мне лучше понять вашу ситуацию, я был бы вам очень благодарен».
Проверьте наличие ошибок и опечаток. Прежде чем отправить сообщение, обязательно проверьте его на наличие орфографических ошибок и опечаток. Если вам что-то по-прежнему не нравится, у вас всегда есть шанс это улучшить. Как только вы решите, что все звучит и выглядит хорошо, только тогда нажимайте «Отправить».
Ждите положительной реакции, например:
- «Жду положительного ответа», «Очень надеюсь на продолжение нашего сотрудничества».
Попросите ответа.
- «Я был бы признателен, если бы вы прислали мне отзывы/ответы».
Не забудьте сказать спасибо и соответствующим образом завершить письмо.
- «Спасибо, что связались со мной», «Спасибо, что нашли время и поговорили со мной сегодня. Я перезвоню вам во вторник в 11:00»;
- «С уважением и увидимся на встрече в следующий четверг»;
- «Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь со мной по электронной почте или по телефону – с уважением».
Однако не пишите «Еще раз спасибо». Одного «спасибо» достаточно.
Оставьте свои контактные данные в футере письма, в конце сообщения. Отполируйте свою подпись, потому что это ваша личная визитная карточка.
Деловая переписка по электронной почте – избегайте этого
Не отправляйте спорные шутки в деловой переписке по электронной почте, поскольку они могут быть перехвачены и прочитаны нежелательными людьми в компании, что может вызвать у вас множество проблем на работе.
Не распространяйте слухи, клевету и другую неподтвержденную информацию.
Не смейтесь над другими.
Деловая переписка по электронной почте – не место для общения.
Если у вас есть возможность, достаньте телефон, договоритесь о встрече, не прячьтесь за электронным письмом – это важно для построения и поддержания хороших отношений.
Источник: https://sobesednik.net/economy/168261-delovaya-perepiska.html